El boletín electrónico es parte de los envíos masivos de información (mailing). Se relaciona estrechamente con el marketing tradicional (con fines comerciales) y con la gestión tradicional de las relaciones entre empresas y clientes, pero las organizaciones y colectivos de sociedad civil también pueden aprovechar sus ventajas.
Las ventajas del boletín electrónico para organizaciones sociales (ONG, colectivos, fundaciones, etc)
Más allá de los objetivos específicos que podamos cumplir con una herramienta como el boletín electrónico, podemos hablar en términos muy generales de algunas de sus ventajas, que radican principalmente en cuatro aspectos:
- Permiten comunicar directamente, sin la intermediación algorítmica propia de las plataformas de redes sociales: tú eliges qué y cómo quieres comunicarle a tu audiencia.
- Ayudan a sortear algunas formas de censura (como el bloqueo de plataforma o sitios web específicos) y entregar información valiosa a audiencias interesadas.
- Posibilitan comunicar de manera segmentada y personalizada: usando las herramientas adecuadas, puedes dirigirte a cada una de tus personas destinatarias por su nombre, género, perfil de interés o de involucramiento con tu organización, etc.
- Gestionar la relación con diferentes tipos de audiencias, por ejemplo:
- Voluntariado (calendario de eventos, registro y seguimiento, etc)
- Donantes (comunicación de resultados: testimonios, informes, etc)
- Comunidad (noticias, campañas, temas de interés o de nicho, calendario de eventos, etc)
En cada caso puedes mandar información diferenciada que responda a los intereses de cada uno de esos segmentos estratégicos.
¿Es útil un boletín electrónico para tu organización?
Bueno, como todo lo que tiene que ver con comunicación estratégica la respuesta es: depende. ¿Y de qué depende? De los objetivos que busques alcanzar, de las personas a las que quieras dirigirte y del tipo de información que puedes compartir, principalmente. Un boletín electrónico es una herramienta más, entre muchas otras posibles. Para saber si es una herramienta en la que vale la pena invertir tiempo y esfuerzo, hay que hacerse algunas preguntas: ¿Qué quiero lograr con mi boletín? ¿Para quién quiero hacer mi boletín? ¿Qué tipo de información quiero compartir con esas audiencias?
¿Qué quiero lograr con mi boletín?
Por ejemplo, podrías definir objetivos como:
- Quiero informar a mi comunidad de personas usuarias/simpatizantes sobre las noticias y coyunturas más importantes relacionadas con el tema que nos une.
- Quiero movilizar a mi comunidad para que se sume a campañas, peticiones, coyunturas, eventos, etc.
- Quiero aumentar la asistencia e involucramiento en los talleres y eventos que realiza mi organización.
- Que mi comunidad sea participativa en eventos relacionados con mi causa.
¿Para quién quiero hacer mi boletín?
Por ejemplo:
- Personas jóvenes que ya se han acercado a mi organización y han mostrado interés en participar y se registraron presencialmente.
- Personas que se han registrado a través de un formulario distribuido por redes sociales.
¿Qué tipo de información quiero compartir con esas audiencias?
Por ejemplo:
- El calendario (semanal, quincenal, mensual, bimestral, etc) de eventos próximos relacionados con los intereses de mi comunidad.
- Resumen de las noticias más importantes, artículos de opinión sobre temas de coyuntura, varios tipos de piezas informativas, etc.
- Las campañas de incidencia que se están realizando en un determinado lugar en el momento del envío, etc.
- Comunicación dirigida a periodistas con el propósito de cubrir una nota en medios. Consulta aquí la guía para crear boletines de prensa para activistas y ONG.
Una vez definida la ruta estratégica de nuestro posible boletín electrónico, hay que hacer una acotación importantísima: Hay que hacer un uso responsable de los datos de nuestras personas suscriptoras.
Buenas prácticas en el uso de datos
El boletín electrónico puede ser una herramienta estratégica para la comunicación de tu organización. Sin embargo, como aprendimos de los superhéroes, un gran poder viene con una gran responsabilidad. Estos son algunos aspectos mínimos que debes cuidar si vas a incorporar el boletín electrónico en tu estrategia de comunicación:
Ten una política o aviso de privacidad
Debe ser visible, estar actualizada y con un email de contacto para cualquier aclaración
Recolección mínima de datos
Evita pedir datos personales innecesarios
Resguardo seguro de datos
Mucho ojo con la gestión de la información de tus personas suscriptoras. Debes tener clarísimo dónde se guardan esas bases de datos, quiénes tienen acceso a ellas y por cuánto tiempo.
Consentimiento informado y explícito sobre venta/compartición de datos a terceros
Como en muchos otros aspectos de la vida y el activismo: El consentimiento es fundamental. Y para que éste pueda existir, la claridad y la honestidad son aspectos muy necesarios.
Para más información en este tema revisa: GDPR la importancia de proteger los datos personales y la privacidad
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